Senior Administrative Assistant, Regulatory Affairs

Job Description

L’Adjoint(e) administratif(ve) principal(e), Affaires réglementaires, veille aux tâches administratives associées à la gestion efficace du service. Il gère le soutien administratif aux finances du service, les demandes liées au Compendium des produits et spécialités pharmaceutiques, l’organisation et la logistique des réunions avec Santé Canada ainsi que d’autres tâches importantes. Il peut entreprendre d’autres activités, y compris assumer le leadership de projets et d’initiatives de l’équipe.

Principales activités et responsabilités

• Recevoir et gérer les factures et traiter leur paiement, y compris les factures pour les frais d’évaluation des présentations, et agir comme point de contact direct avec Santé Canada pour toutes les questions de facturation.

• Gérer l’accès de tout le personnel au Système de suivi des présentations de drogues de Santé Canada, y compris le retrait de l’accès des personnes qui ont quitté le service des Affaires réglementaires, et agir comme point de contact direct avec Santé Canada.

• Comptabiliser les dépenses et vérifier l’exactitude et les tendances des états budgétaires mensuels en étroite collaboration avec les Finances et le directeur administratif, Affaires réglementaires.

• Orchestrer sans fausse note les réunions avec Santé Canada, notamment la logistique et les communications avec les participants.

• Gérer les demandes de fournitures de bureau, conformément aux modes opératoires normalisés locaux.

• Gérer les demandes et les interactions relatives aux CPS qui concernent l’Association des pharmaciens du Canada.

• Fournir un soutien administratif au directeur administratif, notamment pour les rapports de dépenses, les voyages, la gestion de l’agenda.

• Agir à titre de substitut de l’associé à la conformité pour le traitement des demandes du Programme d’accès spécial.

• Le titulaire du poste doit remplir ses fonctions en respectant en tous points l’engagement de l’entreprise envers son code de conduite, le programme Valeurs et normes, les politiques et procédures de l’entreprise, les normes de l’industrie et l’ensemble des lois et règlements applicables. Cela comprend l’obligation de signaler tout effet indésirable et toute plainte portant sur la qualité d’un produit conformément à la politique de l’entreprise, à la formation sur la pharmacovigilance « Comment rapporter les événements indésirables et les plaintes relatives à la qualité des produits » et aux règlements de Santé Canada.

• Accomplir d’autres activités à la demande du directeur administratif, Affaires réglementaires.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiale en bureautique ou l’équivalent

• L’expérience de la gestion documentaire, des processus administratifs ou des affaires réglementaires constitue un atout.

• Le titulaire du poste doit posséder de solides compétences en communication et en gestion du temps, et pouvoir travailler en autonomie sous supervision minimale.

Aptitudes à la communication

• Bilinguisme (français-anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit

• Capacité à communiquer efficacement, à l’oral comme à l’écrit

• Connaissance des bonnes pratiques de documentation

Connaissances informatiques

• Grande maîtrise des logiciels de traitement de textes, de présentation et de feuilles de calcul

• Connaissance pratique des bases de données

• Facilité à assimiler de nouveaux systèmes d’interface informatiques

Aptitudes personnelles

• Très doué pour les relations interpersonnelles et les échanges téléphoniques

• Excellente gestion du temps et grande capacité d’organisation et de planification

• Grande minutie et souci du travail bien fait

• Bon esprit de collaboration

• Souci constant de la conformité

• Courage et franchise

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d’une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Secondary Language(s) Job Description:

The Senior Administrative Assistant, Regulatory Affairs is responsible for the administrative work associated with the efficient running of the department. The Administrative Assistant manages the administrative support of the finances of the department, the management of the Compendium of Pharmaceuticals and Specialties submissions, organization and logistics of Health Canada meetings and other important tasks. The Senior Administrative Assistant may undertake other additional activities including projects and leadership of team initiatives.

Major Activities and Responsibilities

• Receives tracks and processes payment of all invoices, including submission fees and is the direct contact with Health Canada on all issues related to invoicing.

• Manages and acts as direct contact with Health Canada regarding the Health Canada Drug Submission Tracking System access for all staff, including removal of access for individuals that leave the Regulatory Affairs department.

• Tracks expenses and reviews monthly budget statements for accuracy and trends, working closely with Finance and the Executive Director, Regulatory Affairs.

• Organizes all Health Canada meetings, including logistics, communications with participants with exactitude.

• Manages all office supply requests in compliance with local procedural document.

• Manages all submissions and interactions with the Canadian Pharmacist Association with regards to the Compendium of Pharmaceutical Specialties

• Administrative support to the Executive Director including expense reporting, travel, calendar management etc.

• Back-up to Compliance Associate for SAP requests/processing

• The incumbent will complete his/her tasks in a manner fully consistent with The Company’s commitment to its Code of conduct, Our Values and Standards, policies, procedures, industry standards and all laws and regulations. This includes the obligation to report all Adverse Events and Product Quality Complaints as per The Company policy, “Know to Report” Pharmacovigilance training, and Health Canada regulations.

• Perform other activities as requested by the Executive Director, Regulatory Affairs.

Qualifications

• Completed College degree in Office Technology or its equivalent.

• Experience in document management, administrative processes and/or Regulatory Affairs is an asset.

• The individual is expected to have strong communication and time management skills and the ability to work independently with minimal supervision.

Communication Skills

• Bilingual French and English (written and oral)

• Ability to communicate effectively verbally and in writing

• Knowledge of Good Documentation Practices

Computer Skills

• Excellent word processing, presentation & spreadsheet application skills

• Familiar with the use of databases

• Ability to learn new computer interface systems

Personal

• Excellent interpersonal and telephone skill.

• Excellent time management, organizational & planning skills

• High level of accuracy & quality in work

• Good collaboration skills

• Compliance mindset/focused

• Courage and candor

In line with our Company’s Hybrid Workplace Strategy, this position will be performed through a combination of remote work and in-person (Kirkland Head Office) based on the nature of work to be done.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.

Requisition ID:R325885